มหาวิทยาลัยดับลินต้องมอบการเข้าถึงอีเมลและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ง่ายเพื่อให้นักศึกษา คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่เชื่อมต่อกัน และเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลออนไลน์อยู่เสมอ โดยไม่เพิ่มภาระให้กับฝ่ายไอที “เราต้องให้เครือข่ายเปิด ซึ่งไม่ผูกติดกับอุปกรณ์ใดๆ และทุกอย่างทำงานผ่านระบบไร้สาย” ไบรอัน มอร์ริสซี่ หัวหน้าฝ่านบริการเว็บของวิทยาลัยกล่าว ด้วยนักศึกษา 32,000 คนและเจ้าหน้าที่ 6,000 คน ทำให้อาจมีคอมพิวเตอร์ แท็บเลต หรือสมาร์ทโฟนมากถึง 40,000 เครื่องในเครือข่ายของวิทยาเขต ซึ่งใช้อีเมลและแชร์เอกสารกัน “ชุมชนวิทยาเขตของเราต้องการความสามารถในการออนไลน์ตลอดเวลา และไม่ต้องการกังวลกับการลงทะเบียนอุปกรณ์หรือการเชื่อมต่อกับอีเมล” มอร์ริสซี่กล่าว
ระบบอีเมล Sunmail ของมหาวิทยาลัยเป็นระบบที่ใช้แรงงานสูงมากสำหรับมอร์ริสซี่และเพื่อนร่วมงานฝ่ายไอที รวมถึงใช้งานได้ยากมากสำหรับนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ “ระบบนี้ใช้ทรัพยากรสูงมากในแง่ของต้นทุนและการจัดการ ซึ่งเราพยายามหลีกเลี่ยงทั้งสองอย่างนี้” มอร์ริสซี่กล่าว เจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีต้องบำรุงรักษาและตรวจสอบเซิร์ฟเวอร์อีเมลขนาดใหญ่ 2-3 เครื่อง รวมถึงจดหมายขยะและซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ทำงานอยู่ในเซิร์ฟเวอร์อีกหลายเครื่อง นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ร้องเรียนเกี่ยวกับโควตาของบัญชีที่มีจำกัด ซึ่งบังคับให้ผู้ใช้ต้องลบข้อความบ่อยครั้ง “เราต้องหางบประมาณเป็นเลขหกหลักเพื่อปรับปรุงสถาปัตยกรรมของระบบที่ยังคงล้าหลังในแง่ของฟีเจอร์” มอร์ริสซี่กล่าว ทีมงานไอทีจึงตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้ระบบอีเมลที่ใช้ระบบคลาวด์ซึ่งการนำไปใช้และการจัดการทำได้อย่างง่ายดาย