วิทยาลัยแมนฮัตตันปรับปรุงบริการเทคโนโลยีสารสนเทศให้รองรับนักศึกษาและคณาจารย์ได้ดีขึ้น

บุคลากรแผนกไอทีที่วิทยาลัยแมนฮัตตันมีจำกัดอย่างมากโดยมีเจ้าหน้าที่เพียง 22 คน "เช่นเดียวกับมีดพับสวิส เราดูแลสิ่งต่างๆ ได้มากมาย แต่เราไม่มีความเชี่ยวชาญในสาขาใดๆ" เจค ฮอล์มควิสต์ CIO ของวิทยาลัยแมนฮัตตันกล่าว "เจ้าหน้าที่ของเราส่วนใหญ่ประกอบด้วยผู้มีความรู้ทั่วไปทางไอที ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะทำให้โซลูชันที่ดีกลายเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยม" วิทยาลัยได้ใช้เครื่องมือภายในมากมาย แต่ความต้องการมีการขยายตัวมากขึ้น และปัญหาก็ซับซ้อนและเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น

เปลี่ยนไปสู่ระบบคลาวด์

“เราหันมาใช้ระบบคลาวด์” ฮอล์มควิสต์กล่าว “ในกรณีส่วนใหญ่ นี่คือคำตอบที่ดีกว่า” ตั้งแต่ปี 2008 วิทยาลัยแมนฮัตตันใช้เครื่องมือของ Google อย่างแรกคือการเปลี่ยนไปใช้ Gmail และในเรื่องนี้ฮอล์มควิสต์กล่าวว่า “คือย่างก้าวที่พวกเราในแผนกไอทีต้องการแสดงให้ทั้งวิทยาเขตเห็นว่าไม่ใช่เรื่องแย่ที่จะทำงานในระบบคลาวด์” ด้วยความไว้วางใจรวมทั้งเครื่องมือที่ใช้ง่ายและคุ้นเคย จึงไม่น่าแปลกใจที่พวกเขาจะเลือกใช้ Google ต่อไป “การมีบัญชี Google Workspace อยู่แล้วทำให้ง่ายสำหรับทีมไอทีของเราในการเข้าถึงเครื่องมือของ Google Cloud และมอบหมายสิทธิ์เข้าใช้เมื่อเริ่มให้บริการ” เขากล่าว

แนวทางของทีมไอทีเริ่มต้นด้วยระบบสำรองและระบบ "ไร้ข้อมูล" ที่มีความเสี่ยงต่ำนั่นคือ DNS และเว็บไซต์ขนาดเล็กที่ไม่มีข้อมูลส่วนตัว “เมื่อเราร่นเวลาในการนำระบบคลาวด์มาใช้และการย้ายข้อมูลของบริการที่เผชิญกับผู้ใช้ของเรามากขึ้น” ฮอล์มควิสต์กล่าว “เราเริ่มใส่ ‘สภาพแวดล้อมระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย’ ลงในการส่งสารเกี่ยวกับการอัปเกรดและการย้ายข้อมูลของเรา รวมถึงการทำระบบสำรองระดับชั้นใหม่และบริการที่พร้อมใช้งานระดับสูงที่ทำงานได้ดียิ่งขึ้นควบคู่ไปกับการส่งสาร ซึ่งจะมีการสำรองมากขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้นเมื่อย้ายข้อมูลไปยังระบบคลาวด์แล้ว ซึ่งเป็นสิ่งที่เราไม่เคยทำได้มาก่อนในวิทยาลัย”

เมื่อเวลาผ่านไป "ภารกิจของเราคือการทำลายอุปสรรคในระบบคลาวด์ และทำให้เกิดความรู้สึกสบายใจมากขึ้นเกี่ยวกับแนวคิดที่ตอนแรกค่อนข้างแปลกใหม่ทั้งต่อผู้ใช้และเจ้าหน้าที่ด้านไอที" เขากล่าว "เมื่อเราขจัดอุปสรรคไปได้ทีละอย่าง มันก็ง่ายขึ้นที่จะดำเนินขั้นตอนต่อไป"

ฮอล์มควิสต์กล่าวว่าเมื่อพวกเขานำ Google Cloud มาใช้ครั้งแรกในปี 2014 เครื่องมือยังไม่ได้รับการจัดทำที่ดี อย่างไรก็ตาม นับตั้งแต่นั้น “เครื่องมือใช้งานได้ง่ายขึ้น ทำสิ่งต่างๆ ผ่าน UI ได้มากขึ้น และการจัดเอกสารก็ดีขึ้นมากด้วยการมีตัวอย่างที่มีประโยชน์และชุมชนการสนับสนุนที่ใหญ่ขึ้น”

พิสูจน์แล้วว่าความท้าทายให้รางวัลที่คุ้มค่า

ความท้าทายหลักของวิทยาลัยแมนฮัตตันคือแอปพลิเคชันเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ที่พวกเขาย้ายไปใช้ ส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาสำหรับศูนย์ข้อมูล และฮอล์มควิสต์กล่าวว่า "จากประสบการณ์ของเรา ไม่เคยมีอะไรทำงานได้ดีทันทีที่ 'แกะออกจากกล่อง' เมื่อย้ายไปยังระบบคลาวด์ อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดของเราคือการกำหนดค่าเริ่มต้นของการตั้งค่าเหล่านี้ (ซึ่งไม่มีเอกสารที่ดีพอ) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพแอปพลิเคชันสำหรับโอกาสใหม่ๆ ที่ได้จากระบบคลาวด์"

ทั้งนี้ เขาเสริมอีกว่าความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ที่สุดจนถึงทุกวันนี้เป็นผลมาจากความท้าทายดังกล่าว นั่นคือในเดือนกรกฎาคมปี 2017 พวกเขานำ ‘Banner 9’ ซึ่งเป็นการอัปเกรดระบบเดิมมาใช้

“การนำฮาร์ดแวร์มาใช้งานปกติในศูนย์ข้อมูลของเราหมายถึงการซื้อฮาร์ดแวร์ด้วยมูลค่าที่เป็นตัวเลข 6 หลักซึ่งเราไม่ได้การรับประกันในการเตรียมและการส่งมอบที่ทันเวลาสำหรับการทดสอบที่เพียงพอ และฤดูร้อนปี 2017 ก็เริ่มต้น” เขากล่าว “เราใช้แนวทางที่ไม่เคยทำมาก่อนในการนำส่วนประกอบ Banner 9 ใหม่มาใช้ใน Compute Engine ของ Google Cloud เราเตรียมส่วนประกอบต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในระหว่างการติดตั้งและการทดสอบการอัปเกรด เมื่อเราล้มเหลว เราก็ลบอินสแตนซ์และเริ่มต้นใหม่ได้อย่างรวดเร็วในเวลาเพียงไม่กี่นาที ด้วยความช่วยเหลือของทีมสนับสนุนของ Google เราระบุจำนวนของการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับ VPN แบบไซต์ถึงไซต์ได้ (ส่วนประกอบ Banner 9 ใน Google Cloud ติดต่อกับศูนย์ข้อมูลในวิทยาเขต) ทำการปรับแต่งประสิทธิภาพเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน และสุดท้ายคือสร้างความพร้อมใช้งานสูงและ SSL”

ท้ายที่สุด พวกเขาทำให้สภาพแวดล้อมการทำงานใช้งานได้ด้วย "ประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมและระดับความพร้อมใช้งานสูงที่เราไม่เคยทำได้ในวิทยาลัยมาก่อน" ขณะนี้วิทยาลัยทำงานและเตรียมระบบใหม่ได้ในเวลาไม่ถึงชั่วโมง "ถ้าเราต้องเริ่มต้นใหม่ เราก็ทำการลบได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น" เขากล่าว "ที่ดียิ่งกว่านั้นคือ การที่เจ้าหน้าที่ของเราให้การบริการได้ตามต้องการ แทนที่จะรอให้ผู้ดูแลระบบจัดเตรียมบริการเหล่านั้นให้"

ดื่มด่ำกับความคืบหน้าและมองตรงไปข้างหน้า

เหนือสิ่งอื่นใด ฮอล์มควิสต์ตั้งเป้าที่จะนำทีมไอทีออกจากศูนย์ข้อมูลและมีส่วนร่วมในการริเริ่มที่ต้องพบปะกับผู้ใช้มากขึ้น “เราได้ข้ามผ่านขีดจำกัดมาแล้ว เมื่อระบบของเราได้รับการโฮสต์ใน Google Cloud มากกว่าในศูนย์ข้อมูลของเรา” เขากล่าว “แทนที่จะบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ เปลี่ยนชิ้นส่วนที่ล้มเหลว และนำแพตช์ไปใช้ ในตอนนี้เรามุ่งเน้นที่การทำให้แอปพลิเคชันของเราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งส่งผลให้เกิดประโยชน์ที่มองเห็นได้ต่อผู้ใช้ปลายทางของเรา”

นอกจากนี้ ฟีเจอร์ที่ผู้ใช้ในวิทยาเขตต้องใช้งานในขณะนี้ เช่น ประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยม และความพร้อมใช้งานในระดับสูง เคยมีต้นทุนสูงเกินไปสำหรับวิทยาลัยที่จะนำมาใช้ด้วยตัวเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยทรัพยากรที่จำกัด “ด้วย Google Cloud ฟีเจอร์เหล่านี้พร้อมให้เราใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ทีต้องจ่ายล่วงหน้า และในกรณีส่วนใหญ่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือ” เขากล่าว “สิ่งที่ดีที่สุดคือ ค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนเงินเพียงเล็กน้อยของสิ่งที่เราต้องจ่ายในวิทยาเขต และเป็นสิ่งที่จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเจ้าหน้าที่ที่มีอยู่”

การปรับใช้ระบบที่วิทยาลัยแมนฮัตตันคืบหน้าไปมาก แต่ยังมีแผนงานเพิ่มขึ้นอีก สถานศึกษายังคงเปลี่ยนเซิร์ฟเวอร์ในศูนย์ข้อมูลต่อไปเพราะการถดถอย และมีเป้าหมายที่จะสำรวจหาวิธีที่ดีกว่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการในระบบคลาวด์

ฮอล์มควิสต์รู้สึกยินดีที่ทำให้เจ้าหน้าที่ไอทีมีเวลาเพื่อใช้มุ่งเน้นทรัพยากรไปกับ "การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ" ผ่านเวิร์กโฟลว์ทางอิเล็กทรอนิกส์ และเข้าใจข้อมูลของวิทยาเขตได้ดีขึ้นผ่านการริเริ่มการรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลกับสำนักงานของวิทยาเขตต่างๆ แผนกประสบความสำเร็จในการแปลงโฉมฝ่ายไอทีที่ทำงานแต่เบื้องหลังให้กลายเป็น “ผู้ฝึกอบรมด้านเทคโนโลยีที่เผชิญหน้ากับผู้ใช้เพื่อเสริมพลังของผู้ใช้ด้วยเครื่องมือใหม่ๆ เหล่านี้” เขากระตือรือร้นที่จะได้เห็นวิธีการใช้เครื่องมือการเรียนรู้และการวิเคราะห์เหล่านี้เพื่อสนับสนุนความพยายามดังกล่าว

สำหรับปัจจุบัน ฮอล์มควิสต์กล่าวว่า “Google Cloud ให้ชุดเครื่องมือสำหรับแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนกับเรา เพื่อให้เราแก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเอง”